Chaos w zamówieniach i danych
→ spójny system operacyjny firmy handlowej
- case study
KONTEKST
Rozproszone dane i brak kontroli nad procesem zamówień w rozwijającej się firmie
Klient to firma handlowa Svenska Living, zajmująca się sprzedażą i montażem luksusowych balii i jacuzzi. Kilkuosobowy zespół odpowiada za cały proces: od marketingu i sprzedaży, przez realizację zamówień, aż po serwis.
Wraz ze wzrostem liczby zamówień pojawił się typowy problem dla rozwijających się firm: operacje przestały być skalowalne.
Dane klientów i zamówień były rozproszone między CRM-em, mailem, Google Sheets i Asaną. Każdy z tych systemów pełnił jakąś funkcję, ale żaden nie dawał pełnego obrazu sytuacji.
Efekt: firma miała narzędzia, ale nie miała systemu.
PROBLEM
Brak kontroli nad danymi i procesem zamówienia
Z perspektywy właściciela kluczowe problemy były trzy problemy:
- brak jednego miejsca, w którym widać wszystkie zamówienia i ich status
- konieczność ręcznego przepisywania danych między systemami
- brak spójnego katalogu produktów potrzebnego do rozwoju e-commerce
W praktyce oznaczało to:
- dane klientów istniały równolegle w kilku miejscach i często były niespójne
- status zamówienia trzeba było „ustalać” pytając zespół lub przeszukując różne narzędzia
- jedna zmiana (np. dane klienta) wymagała aktualizacji w kilku systemach
- część ustaleń była tylko w mailach – poza jakimkolwiek systemem
Im więcej zamówień, tym większy chaos.
PROCES PRZED ZMIANĄ
Jak wyglądała codzienna praca przed uporządkowaniem systemu i danych
Proces sprzedaży i realizacji zamówienia wyglądał następująco:
- sprzedaż prowadzona w Pipedrive CRM
- po zamknięciu – ręczne przepisywanie danych do Asany
- dane klientów przechowywane w Google Sheets + w zadaniach w Asanie
- lista zamówień prowadzona w Asanie i częściowo (niespójnie) w arkuszu
- komunikacja częściowo w mailu, poza systemem
Dane produktów były rozproszone między stroną www, arkuszami dostawców i wiedzą zespołu.
W praktyce nie istniało:
- jedno źródło prawdy o kliencie
- jedno źródło prawdy o zamówieniu
- jedno źródło prawdy o produkcie
ŹRÓDŁO PROBLEMU
Brak systemu operacyjnego firmy
Na pierwszy rzut oka problem wyglądał jak „brak automatyzacji”.
W rzeczywistości problem był głębszy: firma nie miała zaprojektowanego systemu operacyjnego.
To oznaczało brak odpowiedzi na kluczowe pytania:
- gdzie przechowywane są dane źródłowe (master data)
- który system jest nadrzędny dla klientów, produktów i zamówień
- jak dane przepływają między narzędziami
- które elementy procesu powinny być zautomatyzowane
Dodatkowo procesy zawierały wiele wyjątków, przez co każdy realizował zamówienia trochę inaczej.
Automatyzacja w takim środowisku tylko przyspieszyłaby chaos.
ROZWIĄZANIE
Od audytu do wdrożenia systemu operacyjnego
Projekt został przeprowadzony w trzech etapach:
1. Audyt procesów i danych
Najpierw przeanalizowałam, jak firma działa w praktyce:
- jakie dane istnieją (klienci, zamówienia, produkty)
- gdzie są przechowywane
- jak przepływają między zespołem i systemami
- gdzie powstają błędy i duplikacje
To pozwoliło zidentyfikować realne źródła problemów – nie tylko technologiczne, ale procesowe.
2. Projekt systemu operacyjnego
Na tej podstawie zaprojektowałam docelowy model działania firmy:
- jedno centralne źródło danych (single source of truth)
- spójny proces zamówienia od sprzedaży do realizacji
- jasno określony przepływ danych między systemami
- miejsca, w których automatyzacja daje największą wartość
Efekt: przejście z „zestawu narzędzi” do spójnego systemu.
3. Wdrożenie i integracja
Dopiero po zaprojektowaniu całości rozpoczęłam wdrożenie – etapami, zgodnie z priorytetami biznesowymi.
Docelowa architektura systemu:
- Airtable – centralna baza klientów, produktów i zamówień
- Pipedrive – system sprzedaży
- Asana – zarządzanie realizacją zamówień
- WooCommerce – kanał e-commerce
- Google Drive – dokumenty powiązane z zamówieniami
- Make.com – integracje i automatyzacja przepływu danych
REZULTATY
Kontrola nad firmą zamiast chaosu
Po wdrożeniu systemu operacyjnego firma zyskała:
- jedno źródło danych zamiast wielu niespójnych systemów
- automatyczny przepływ danych między narzędziami
- uporządkowany proces zamówienia (od sprzedaży do realizacji)
- pełną widoczność statusu zamówień dla właściciela
Konkretny wpływ biznesowy:
- eliminacja ręcznego przepisywania danych
- znaczące ograniczenie błędów i braków w danych
- oszczędność kilkunastu godzin pracy tygodniowo
- możliwość rozwoju nowych kanałów sprzedaży (e-commerce)
Dodatkowo system został zaprojektowany tak, aby mógł rosnąć razem z firmą – bez konieczności przebudowy od zera.
ZAKRES MOJEJ PRACY
Od audytu procesów po wdrożenie i rozwój systemu operacyjnego
W tym projekcie odpowiadałam za:
- audyt procesów i przepływu danych
- projekt systemu operacyjnego firmy
- wdrożenie i integrację narzędzi
- przeszkolenie zespołu
- dalszy rozwój systemu w modelu ciągłego wsparcia
PODSUMOWANIE
Co warto z tego wynieść
Najczęstszy błąd, który widzę w firmach to wdrażanie automatyzacji bez uporządkowania procesu.
W praktyce oznacza to „automatyzowanie chaosu”.
W tym projekcie kluczowe było to, że zaczęliśmy od audytu i projektu systemu, a dopiero potem przeszliśmy do wdrożenia.
To właśnie ta kolejność decyduje o tym, czy automatyzacja realnie usprawnia firmę.
SPOTKANIE
Umów się na bezpłatne spotkanie wstępne
Jeżeli widzisz u siebie podobne objawy:
- dane w kilku systemach
- brak kontroli nad statusem zamówień
- ręczne przepisywanie informacji
- rosnący chaos wraz ze wzrostem firmy
dobrym pierwszym krokiem jest audyt procesów i danych. To etap, który pozwala precyzyjnie określić, co trzeba uporządkować, w jakiej kolejności i gdzie automatyzacja ma realny sens.
Umów niezobowiązujące, bezpłatne spotkanie wstępne, w trakcie którego przeanalizuję Twoją obecną sytuację i wskażę, gdzie najprawdopodobniej leży źródło problemu. Po rozmowie będziesz wiedzieć, czy audyt ma w Twoim przypadku sens i jakie mogą być kolejne kroki.