Automatyzacja procesu rezerwowania wydarzeń w firmie turystycznej PaintMe - case study

KONTEKST

Firma turystyczna w sercu Tatr

Paintme to dynamicznie rozwijająca się firma z Zakopanego, specjalizująca się w organizowaniu wydarzeń turystycznych i integracyjnych w malowniczych okolicach Tatr. W bogatej ofercie firmy znajdziemy:

  • Paintball i gry terenowe
  • Parki linowe i atrakcje outdoorowe
  • Przejażdżki offroad
  • Kompleksową organizację imprez integracyjnych
  • Wieczory kawalerskie i panieńskie

Firma obsługuje zarówno turystów indywidualnych, jak i grupy korporacyjne, oferując niezapomniane doświadczenia w górskim klimacie. Jednak wraz z rozwojem działalności, pojawiły się wyzwania organizacyjne, które wymagały systemowego podejścia.

PROBLEM

Chaos organizacyjny w sezonie turystycznym

Przed wdrożeniem automatyzacji procesów, Paintme borykała się z kilkoma kluczowymi problemami, które szczególnie nasilały się w wysokim sezonie turystycznym:

 

Wyzwanie 1: Koordynacja wydarzeń w wielu lokalizacjach

Firma organizuje wydarzenia równocześnie w kilku lokalizacjach wokół Zakopanego. Sprawne zarządzanie rezerwacjami w takim środowisku stanowiło ogromne wyzwanie logistyczne. Kartki papieru i kalendarz przestały wystarczać.

 

Wyzwanie 2: Czasochłonna obsługa klienta

Cała obsługa klientów odbywała się w 100% przez telefon w trybie 1:1. Każda rezerwacja, zmiana terminu czy anulowanie wymagały bezpośredniej rozmowy z pracownikiem, co generowało ogromne obciążenie czasowe zespołu.

 

Wyzwanie 3: Ręczne rozliczenia finansowe

Wszystkie rozliczenia finansowe były prowadzone ręcznie, co nie tylko zajmowało dużo czasu, ale także zwiększało ryzyko błędów księgowych. W sezonie, gdy firma obsługuje dziesiątki wydarzeń tygodniowo, ten proces stawał się prawdziwym wąskim gardłem.

Firma potrzebowała jednego, centralnego systemu zarządzającego bazą klientów oraz rezerwacjami – rozwiązania, które połączyłoby wszystkie procesy w spójną całość.

ROZWIĄZANIE

Kompleksowy system rezerwowania wydarzeń

Zaprojektowałam i wdrożyłam kompleksowy system automatyzacji procesów oparty na platformach Airtable i Make, który wprowadził cyfrową rewolucję do sposobu zarządzania rezerwacjami

Architektura rozwiązania

  1. Centralna baza klientów oraz rezerwacji w Airtable
  2. Automatyzacje w Make
  3. Integracje z: Google Calendar, pocztą Gmail oraz płatnościami Stripe

Proces

1. Rejestracja rezerwacji

Gdy klient dzwoni, pracownik wprowadza rezerwację do intuicyjnego interfejsu w aplikacji Airtable. System automatycznie:

  • Zapisuje wszystkie dane klienta i wydarzenia
  • Sprawdza dostępność w wybranym terminie
  • Generuje unikalny numer rezerwacji

2. Synchronizacja z kalendarzem

Rezerwacja automatycznie trafia do firmowego kalendarza Google, zapewniając pełną transparentność harmonogramu dla całego zespołu.

 

3. Potwierdzenie rezerwacji

Klient automatycznie otrzymuje mail z linkiem do potwierdzenia rezerwacji, co eliminuje konieczność dodatkowych telefonów.

 

4. Automatyczna płatność

Po kliknięciu przez klienta w potwierdzenie, system automatycznie:

  • Generuje spersonalizowany link do płatności w Stripe
  • Wysyła go do klienta mailem
  • Wszystko dzieje się bez udziału pracowników!

5. Przypomnienia i komunikacja

System automatycznie wysyła:

  • Przypomnienia przed wydarzeniem z wszystkimi szczegółami
  • Informacje o lokalizacji i godzinie
  • Instrukcje dotyczące przygotowania do wydarzenia
  • A wszystko w języku polskim lub angielskim w zależności od preferencji klienta

6. Samoobsługa klienta

Klienci mogą samodzielnie:

  • Anulować rezerwację klikając link w mailu
  • Otrzymywać automatyczne potwierdzenia zmian

7. Automatyczne rozliczenia

Na koniec system generuje zbiorcze rozliczenie finansowe, eliminując ręczne prowadzenie księgowości rezerwacji.

Wykorzystane narzędzia

W projekcie zastosowałam następujące technologie:

  • Make (platforma automatyzacji)
  • Airtable
  • Stripe
  • Google Calendar
  • Gmail

Co ważne, wszystkie te rozwiązania działają w modelu low-code/no-code, co oznacza, że nie wymagały pisania skomplikowanego kodu.

REZULTATY

Transformacja cyfrowa w praktyce

Wdrożenie systemu automatyzacji procesów przyniosło firmie Paintme spektakularne rezultaty:

Oszczędność zasobów ludzkich

Wcześniej: W wysokim sezonie jedna osoba musiała zajmować się full-time administrowaniem rezerwacjami oraz rozliczeniami.

Teraz: System zarządza całym procesem automatycznie, uwalniając pracowników do obsługi klientów i rozwoju oferty.

 

Poprawa efektywności operacyjnej

  • Eliminacja błędów w rezerwacjach dzięki automatycznej synchronizacji
  • Przyspieszenie procesów płatności i potwierdzeń
  • Redukcja czasu poświęcanego na administrację o około 80%
  • Lepsza kontrola nad harmonogramem wydarzeń

Wzrost satysfakcji klientów

  • Szybsza obsługa – klienci otrzymują potwierdzenia natychmiast
  • Większa wygoda – możliwość samodzielnego zarządzania rezerwacją
  • Profesjonalny wizerunek – automatyczne przypomnienia i komunikacja
  • Obsługa wielojęzyczna – komfort dla turystów zagranicznych

PODSUMOWANIE

Wdróż podobną automatyzację w swojej firmie!

Projekt dla firmy Paintme pokazuje, jak przemyślana automatyzacja procesów może zrewolucjonizować działanie firmy turystycznej czy agencji eventowej. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych narzędzi no-code, udało się stworzyć system rezerwowania wydarzeń, który nie tylko usprawnia codzienne operacje, ale także podnosi jakość obsługi klienta.

Kluczem do sukcesu było holistyczne podejście do automatyzacji – od pierwszego kontaktu z klientem, przez płatność, aż po finalne rozliczenia. System działa jak dobrze naoliwiona maszyna, pozwalając zespołowi skupić się na tym, co najważniejsze: tworzeniu niezapomnianych doświadczeń dla gości.

Jeśli Twoja firma boryka się z podobnymi wyzwaniami w zarządzaniu rezerwacjami czy obsłudze klienta, warto rozważyć podobne rozwiązanie. Automatyzacja procesów to inwestycja, która szybko zwraca się poprzez oszczędność czasu, redukcję błędów i możliwość skalowania biznesu.

Czy chcesz dowiedzieć się, jak podobna automatyzacja mogłaby usprawnić procesy w Twojej firmie? Skontaktuj się ze mną, aby omówić możliwości dopasowane do specyfiki Twojego biznesu.

SPOTKANIE

Umów się na bezpłatną konsultację online

Omówimy Twoje potrzeby i możliwości współpracy w zakresie automatyzacji procesów biznesowych i/lub stworzenia strony www. Po spotkaniu otrzymasz ode mnie podsumowanie oraz ofertę. Spotkanie do niczego Cię nie zobowiązuje. 

Przewijanie do góry