Automatyczne rejestrowanie leadów oraz wysyłanie ofert dla Svenska Living - case study

KONTEKST

Luksusowy biznes z wysokimi oczekiwaniami klientów

Svenska Living to firma specjalizująca się w sprzedaży luksusowych skandynawskich saun i jacuzzi pod kilkoma markami. Prowadzi sprzedaż poprzez dopracowane wizualnie i treściowo strony internetowe, obsługując klientów w Polsce i na Słowacji.

W segmencie produktów premium, w którym działa Svenska Living, klienci mają szczególnie wysokie oczekiwania dotyczące obsługi:

  • Szybki czas reakcji na zapytania
  • Indywidualne podejście do każdego klienta
  • Bezpośredni kontakt ze sprzedawcą
  • Profesjonalna i bezproblemowa obsługa

Te wymagania stawiają przed zespołem sprzedażowym wysokie standardy, które trudno spełnić bez sprawnie działających procesów.

PROBLEM

Niespójny system zarządzania leadami

Przed rozpoczęciem naszej współpracy, Svenska Living już podjęła kroki w kierunku automatyzacji, tworząc własne rozwiązania w Zapier. Automatyzacje te pobierały dane z formularzy kontaktowych ze stron www i umieszczały je w Google Sheets oraz systemie Pipedrive CRM.

Jednak system ten miał kilka istotnych ograniczeń:

  1. Brak skalowalności – każdy scenariusz automatyzacji obsługiwał tylko jeden konkretny formularz
  2. Trudności w zarządzaniu zmianami – dodanie nowego pola w CRM wymagało modyfikacji wszystkich automatyzacji
  3. Problem z duplikacją kontaktów – brak mechanizmu weryfikującego, czy potencjalny klient już istnieje w bazie
  4. Wysokie koszty stałe – utrzymanie wielu oddzielnych automatyzacji generowało niepotrzebne wydatki

Te problemy nie tylko obciążały zespół, ale przede wszystkim wpływały na efektywność procesu sprzedaży i jakość obsługi klienta.

ROZWIĄZANIE

Zintegrowany system automatyzacji rejestrowania leadów

Zaprojektowałam i wdrożyłam kompleksowe rozwiązanie oparte na platformie Make (dawniej Integromat), które ujednoliciło i usprawniło cały proces zarządzania leadami.

Architektura rozwiązania

Stworzyłam dwupoziomowy system automatyzacji:

  1. Scenariusze wejściowe – pobierają dane z różnych formularzy kontaktowych oraz systemów reklamowych Meta i ujednolicają ich strukturę
  2. Scenariusz główny – wspólny dla wszystkich źródeł, przetwarza dane i uruchamia odpowiednie akcje

Proces

Zbudowany przeze mnie system automatyzacji:

  • Konsoliduje dane z różnych formularzy kontaktowych, niezależnie od ich struktury
  • Zapisuje informacje w odpowiednich rejestrach Google Sheets
  • Weryfikuje duplikaty i albo tworzy nowego klienta w Pipedrive CRM, albo aktualizuje istniejący rekord
  • Powiadamia handlowców o nowych leadach poprzez Google Chat
  • Wysyła automatyczne oferty dla zapytań spełniających określone kryteria

Wartość dodana

Oprócz podstawowych funkcji, automatyzacja wzbogaca dane o:

  • Lokalizację geograficzną klienta (na podstawie Geo IP)
  • Źródło pozyskania leada (szczególnie istotne przy kampaniach płatnych)

Wykorzystane narzędzia

W projekcie zastosowałam następujące technologie:

  • Make (platforma automatyzacji)
  • Formularze WordPress
  • Pipedrive CRM
  • Google Sheets
  • Gmail
  • Google Drive
  • Google Chat
  • Meta Ads
  • Geo IP

Co ważne, wszystkie te rozwiązania działają w modelu low-code/no-code, co oznacza, że nie wymagały pisania skomplikowanego kodu.

REZULTATY

Wymierne korzyści dla biznesu

Wdrożenie zintegrowanego systemu automatyzacji rejestrowania leadów przyniosło Svenska Living szereg wymiernych korzyści:

Usprawnienie procesu sprzedaży

  • Skrócenie czasu reakcji na zapytania klientów
  • Eliminacja duplikatów w bazie CRM
  • Automatyczne wysyłanie ofert dla określonych typów zapytań
  • Lepsza konwersja dzięki szybszej i bardziej spójnej obsłudze klienta

Optymalizacja kosztów i zasobów

  • Niższe koszty stałe działania automatyzacji
  • Szybsze wdrażanie zmian w automatyzacjach (np. dodawanie nowych pól)

Lepsza analityka i podejmowanie decyzji

  • Dokładniejsze dane o źródłach pozyskania klientów
  • Informacje geograficzne pomagające w targetowaniu działań marketingowych
  • Spójne dane w CRM umożliwiające lepszą analizę lejka sprzedażowego

PODSUMOWANIE

Wdróż podobną automatyzację w swojej firmie!

Projekt dla Svenska Living pokazuje, jak właściwie zaprojektowana automatyzacja rejestrowania leadów może znacząco usprawnić proces sprzedaży w firmie oferującej produkty premium. Dzięki zastosowaniu narzędzi low-code/no-code, udało się stworzyć elastyczny i skalowalny system, który nie tylko usprawnia pracę zespołu sprzedażowego, ale także podnosi jakość obsługi klienta.

Jeśli Twoja firma zmaga się z podobnymi wyzwaniami w zarządzaniu leadami w CRM, warto rozważyć podobne rozwiązanie. Automatyzacja tego procesu może przynieść szybki zwrot z inwestycji poprzez zwiększenie konwersji, oszczędność czasu zespołu oraz redukcję kosztów operacyjnych.

Czy chcesz dowiedzieć się, jak podobna automatyzacja mogłaby usprawnić procesy w Twojej firmie? Skontaktuj się ze mną, aby omówić możliwości dopasowane do specyfiki Twojego biznesu.

SPOTKANIE

Umów się na bezpłatną konsultację online

Omówimy Twoje potrzeby i możliwości współpracy w zakresie automatyzacji procesów biznesowych i/lub stworzenia strony www. Po spotkaniu otrzymasz ode mnie podsumowanie oraz ofertę. Spotkanie do niczego Cię nie zobowiązuje. 

Przewijanie do góry