Automatyzacja zgłoszeń do konkursu filmowego
– case study Watchout Studio

KONTEKST

Konkurs filmowy z dużą liczbą zgłoszeń i wysokimi wymaganiami organizacyjnymi

Watchout Studio organizuje konkurs „Wyobraź sobie” — inicjatywę, w której uczestnicy zgłaszają pomysły filmowe przez formularz online.

Proces wyglądał pozornie prosto: osoba wypełnia formularz, podaje dane, opisuje pomysł i przesyła zgłoszenie. Jednak za tym prostym formularzem krył się bardziej złożony problem operacyjny.

Zgłoszenie nie mogło być tylko zapisane w formularzu. Każdy autor musiał dodatkowo potwierdzić udział w konkursie, a organizatorzy potrzebowali wiedzieć:

  • kto wysłał zgłoszenie,
  • kto potwierdził udział,
  • które zgłoszenia są kompletne,
  • którzy współautorzy jeszcze nie potwierdzili udziału,
  • do kogo trzeba wysłać przypomnienie lub dodatkową komunikację.

W poprzednich edycjach konkursu liczba zgłoszeń sięgała setek. To oznaczało, że ręczna obsługa procesu szybko stawała się nie tylko czasochłonna, ale też ryzykowna.

PROBLEM

Dlaczego ręczne potwierdzanie zgłoszeń przestało działać?

Krótka odpowiedź: ponieważ proces zawiera zbyt dużo danych, wyjątków i zależności między uczestnikami.

W praktyce organizatorzy muszą obsłużyć nie tylko pojedyncze zgłoszenia, ale także zgłoszenia zespołowe. Jedna osoba może zgłaszać pomysł jako główny autor, ale w formularzu pojawiają się również drugi i trzeci współautor. Każda z tych osób ma osobny adres e-mail i każda powinna dostać własną wiadomość z prośbą o potwierdzenie udziału.

Największe problemy przed wdrożeniem:

  • brak automatycznego potwierdzania udziału po stronie autorów i współautorów,
  • konieczność ręcznego śledzenia statusów w arkuszu,
  • ryzyko pominięcia uczestnika, szczególnie przy zgłoszeniach zespołowych,
  • duża liczba powtarzalnych maili z pytaniami o status zgłoszenia,
  • brak jednego, stabilnego procesu, który można uruchamiać w kolejnych edycjach konkursu.

To nie był problem wysyłki maila. To był problem kontroli nad całym przepływem danych: od formularza, przez bazę uczestników, po status potwierdzenia.

PROCES PRZED ZMIANĄ

Jak wyglądała obsługa zgłoszeń przed automatyzacją?

Przed wdrożeniem rozwiązania proces wymagał ręcznej kontroli wielu elementów.

Uczestnik wypełniał formularz konkursowy, a dane trafiały do organizatorów. Następnie trzeba było sprawdzić, kto jest autorem, czy są współautorzy, na jakie adresy e-mail należy wysłać potwierdzenie i czy każda osoba faktycznie potwierdziła udział.

W przypadku pojedynczego zgłoszenia ten proces był jeszcze możliwy do opanowania. Problem zaczynał się wtedy, gdy zgłoszeń były setki, a część z nich obejmowała więcej niż jednego autora.

W efekcie organizatorzy musieli łączyć informacje z formularza, arkusza, Mailchimpa i komunikacji mailowej. Każdy brak, błąd lub wyjątek wymagał ręcznej weryfikacji.

ŹRÓDŁO PROBLEMU

Co było prawdziwym źródłem chaosu?

Źródłem problemu nie był sam formularz ani Mailchimp.

Prawdziwy problem polegał na tym, że proces nie miał zaprojektowanego przepływu danych między narzędziami. Dane uczestników były zbierane w jednym miejscu, komunikacja odbywała się w drugim, a statusy potwierdzeń trzeba było kontrolować osobno.

Brakowało odpowiedzi na kilka kluczowych pytań:

  • które dane są źródłowe,
  • jak identyfikować konkretne zgłoszenie,
  • jak obsłużyć drugiego i trzeciego autora,
  • jak zapisać status potwierdzenia,
  • jak ponowić wysyłkę do osób, które nie kliknęły linku,
  • jak uniknąć ręcznego sprawdzania każdego przypadku.

W takim procesie sama automatyzacja maila nie wystarcza. Najpierw trzeba było uporządkować logikę procesu, a dopiero potem połączyć narzędzia.

ROZWIĄZANIE

Jak zaprojektowałam automatyzację potwierdzania zgłoszeń?

Bezpośrednia odpowiedź: zaprojektowałam proces, w którym dane ze zgłoszenia trafiają z formularza do arkusza bazowego, uczestnicy otrzymują automatyczne wiadomości z linkiem potwierdzającym, a status potwierdzenia zapisuje się w arkuszu.

Rozwiązanie połączyło cztery główne elementy:

  • Forms.app — formularz do zbierania zgłoszeń konkursowych,
  • Mailchimp — wysyłka maili do autorów i współautorów,
  • Make — logika integracji i automatyzacji procesu,
  • Google Sheets — centralna ewidencja zgłoszeń i statusów potwierdzenia.

Najważniejsze było jednak nie samo połączenie narzędzi, ale zaprojektowanie logiki działania.


1. Pobranie danych ze zgłoszenia

Po wysłaniu formularza system pobierał dane zgłoszenia, w tym:

  • dane głównego autora,
  • dane drugiego autora, jeśli występował,
  • dane trzeciego autora, jeśli występował,
  • tytuł zgłaszanego pomysłu,
  • identyfikator zgłoszenia.

Dzięki temu każde zgłoszenie mogło zostać zapisane i przetworzone w uporządkowany sposób.

2. Obsługa zgłoszeń zespołowych

Ważnym elementem projektu była obsługa sytuacji, w której jeden pomysł ma więcej niż jednego autora.

System musiał rozpoznać, czy w formularzu podano dane dodatkowych osób. Jeżeli tak, każda z nich powinna otrzymać własną wiadomość z prośbą o potwierdzenie udziału.

To ograniczyło ryzyko sytuacji, w której zgłoszenie formalnie istnieje, ale nie wszyscy autorzy potwierdzili swoje uczestnictwo.

3. Automatyczna wysyłka maili z linkiem potwierdzającym

Po zapisaniu danych uczestnicy otrzymywali wiadomość e-mail z prośbą o potwierdzenie udziału w konkursie.

Link potwierdzający był powiązany z konkretnym uczestnikiem i zgłoszeniem. Dzięki temu kliknięcie w link nie było tylko „otwarciem maila”, ale konkretnym zdarzeniem w procesie.

4. Aktualizacja statusu potwierdzenia

Po kliknięciu w link system aktualizował status potwierdzenia w Google Sheets.

Dzięki temu organizatorzy mieli bieżący widok na to:

  • kto potwierdził udział,
  • kto jeszcze nie potwierdził,
  • które zgłoszenia są kompletne,
  • do których osób należy wysłać przypomnienie.

Arkusz przestał być miejscem ręcznej pracy, a stał się widokiem kontrolnym procesu.

5. Możliwość ponownej wysyłki i obsługi wyjątków

W projekcie uwzględniłam też scenariusze, które w realnych procesach pojawiają się zawsze:

  • uczestnik nie dostał maila,
  • uczestnik nie kliknął linku,
  • adres e-mail był już wcześniej w bazie Mailchimp,
  • zgłoszenie zawierało znaki specjalne w tytule,
  • dane w formularzu były niepełne,
  • kontakt został wcześniej usunięty z Mailchimpa i nie mógł zostać ponownie dodany standardową ścieżką.

To ważne, bo automatyzacja działa dobrze dopiero wtedy, gdy obsługuje nie tylko idealny przypadek, ale też typowe wyjątki.

REZULTATY

Co zmieniło się po wdrożeniu automatyzacji zgłoszeń?

Najważniejszy efekt: organizatorzy zyskali uporządkowany proces obsługi zgłoszeń, który mógł działać przy dużej liczbie uczestników bez ręcznego sprawdzania każdego przypadku.

Po wdrożeniu system umożliwił:

  • automatyczne pobieranie danych z formularza,
  • automatyczną wysyłkę maili z prośbą o potwierdzenie,
  • obsługę autorów i współautorów,
  • zapis statusów potwierdzenia w arkuszu,
  • kontrolę nad tym, które zgłoszenia są kompletne,
  • łatwiejszą komunikację z osobami, które nie potwierdziły udziału,
  • ponowne wykorzystanie procesu w kolejnych edycjach konkursu.

W trakcie działania systemu obsługiwane były setki zgłoszeń. Mailchimp obsługiwał osobne ścieżki komunikacji dla różnych grup uczestników. System działał stabilnie nawet w ostatnich minutach przed zakończeniem zbierania zgłoszeń, kiedy to liczba rejestrowanych formularzy wzrosła o kilkaset procent w stosunku do średniej dziennej. 

Największa zmiana nie polegała więc na tym, że „maile wysyłały się automatycznie”.

Największa zmiana polegała na tym, że proces stał się przewidywalny, stabilny i skalowalny.

Organizatorzy nie musieli już ręcznie odtwarzać statusu każdego zgłoszenia. Mogli wejść do arkusza i sprawdzić, co się dzieje w dowolnym momencie.

ZAKRES MOJEJ PRACY

Za co odpowiadałam w tym projekcie?

W tym projekcie odpowiadałam za zaprojektowanie i wdrożenie automatyzacji procesu potwierdzania zgłoszeń.

Zakres mojej pracy obejmował:

  • analizę procesu konkursowego,
  • zaprojektowanie przepływu danych między formularzem, Mailchimpem, Make i Google Sheets,
  • przygotowanie architektury automatyzacji,
  • konfigurację scenariuszy w Make,
  • konfigurację komunikacji i automatyzacji w Mailchimp,
  • przygotowanie logiki obsługi autorów i współautorów,
  • testy na danych testowych,
  • obsługę błędów i wyjątków przed startem konkursu,
  • przygotowanie klienta do monitorowania działania automatyzacji,
  • wsparcie przy uruchomieniu procesu.

To był projekt z pogranicza automatyzacji, komunikacji mailowej i porządkowania danych. Dlatego kluczowe było nie tylko techniczne spięcie narzędzi, ale też zaprojektowanie procesu tak, aby organizatorzy mogli mu zaufać.

CO WARTO Z TEGO WYNIEŚĆ

Automatyzacja zgłoszeń działa tylko wtedy, gdy najpierw uporządkuje się proces

Ten projekt dobrze pokazuje jedną rzecz: automatyzacja nie zaczyna się od narzędzia.

Nie wystarczy wybrać formularza, Mailchimpa i Make. Trzeba jeszcze wiedzieć:

  • jakie dane zbieramy,
  • które dane są obowiązkowe,
  • co oznacza kompletne zgłoszenie,
  • kto musi potwierdzić udział,
  • gdzie zapisujemy status,
  • jak obsługujemy wyjątki,
  • co ma zobaczyć organizator, kiedy coś pójdzie nie tak.

Bez tego automatyzacja może tylko wygenerować jeszcze większy chaos.

Dobrze zaprojektowana automatyzacja robi coś innego: porządkuje proces, ogranicza ręczną pracę i daje zespołowi kontrolę nad tym, co się dzieje.

FAQ

Najczęściej zadawane pytania

Czy automatyzacja potwierdzania zgłoszeń sprawdzi się tylko przy konkursach?

Nie. Ten sam mechanizm można zastosować wszędzie tam, gdzie trzeba zebrać dane z formularza, wysłać potwierdzenie, zapisać status i kontrolować kompletność procesu. Przykłady to rekrutacje, zapisy na wydarzenia, nabory do programów, zgłoszenia grantowe, formularze klientów lub procesy onboardingowe.

Jakie narzędzia można wykorzystać do automatyzacji zgłoszeń?

W tym projekcie wykorzystałam Forms.app, Mailchimp, Make i Google Sheets. Zestaw narzędzi zależy jednak od procesu. Podobny system można zbudować również na innych formularzach, CRM-ach, bazach danych lub narzędziach mailingowych.

Czy Google Sheets wystarczy jako baza zgłoszeń?

Przy prostych procesach Google Sheets może wystarczyć jako widok kontrolny i miejsce zapisu statusów. Przy bardziej złożonych procesach lepszym rozwiązaniem może być Airtable albo dedykowana baza danych. Decyzja zależy od skali, liczby wyjątków i tego, kto ma korzystać z przetwarzanych danych.

Czy taka automatyzacja może obsługiwać zgłoszenia zespołowe?

Tak. W tym projekcie system uwzględniał sytuację, w której jedno zgłoszenie mogło mieć więcej niż jednego autora. Każdy współautor mógł otrzymać własną wiadomość z linkiem do potwierdzenia udziału.

Czy da się ponownie wysłać maila osobom, które nie potwierdziły udziału?

Tak, ale trzeba to zaprojektować w procesie. System powinien zapisywać status potwierdzenia, aby można było łatwo odfiltrować osoby, które jeszcze nie kliknęły linku, i wysłać im przypomnienie.

Czy automatyzacja zgłoszeń wymaga pisania kodu?

Nie zawsze. W wielu przypadkach można ją zbudować w narzędziach no-code lub low-code, takich jak Make, formularze online, narzędzia mailingowe i arkusze. Kod może być potrzebny dopiero przy bardziej niestandardowych wymaganiach.

Od czego zacząć automatyzację procesu zgłoszeń?

Najpierw trzeba opisać proces: skąd przychodzą dane, kto je potwierdza, gdzie ma być zapisany status i jakie wyjątki trzeba obsłużyć. Dopiero potem warto wybierać narzędzia i budować automatyzację.

KOLEJNE KROKI

Masz podobny proces z dużą liczbą zgłoszeń, statusów lub potwierdzeń?

Jeżeli w Twojej firmie lub organizacji dane z formularzy trzeba ręcznie sprawdzać, przepisywać, potwierdzać albo śledzić w arkuszu, dobrym pierwszym krokiem jest audyt procesu.

Podczas audytu sprawdzam, jak naprawdę przepływają dane, gdzie powstają błędy i które elementy warto zautomatyzować w pierwszej kolejności.

Umów bezpłatne spotkanie wstępne. Po rozmowie będziesz wiedzieć, czy audyt ma w Twoim przypadku sens i jakie mogą być kolejne kroki.

Przewijanie do góry