Automatyzacja rejestrowania faktur w firmie turystycznej PaintMe

KONTEKST

Firma eventowa z Zakopanego stojąca przed wyzwaniem chaosu dokumentów

PaintMe to dynamicznie rozwijająca się firma z Zakopanego, która organizuje atrakcyjne wydarzenia dla grup. W ich ofercie znajdziemy paintball, laserball, przejażdżki offroad oraz wiele innych aktywności, które przyciągają turystów i firmy organizujące integracje.

Jak każda rosnąca firma usługowa, PaintMe współpracuje z wieloma dostawcami – od wynajmu sprzętu, przez catering, po transport. To oznacza stały napływ faktur kosztowych, które muszą być sprawnie zarejestrowane i opłacane na czas.

 

Wyzwania typowe dla małych i średnich firm eventowych:

  • Sezonowość biznesu – intensywne okresy wymagające sprawnej organizacji

  • Współpraca z wieloma podwykonawcami

  • Konieczność szybkiego reagowania na zapotrzebowanie klientów

  • Ograniczone zasoby administracyjne

PROBLEM

Chaos w rejestracji faktur

Właściciel PaintMe zmagał się z problemem znanym wielu przedsiębiorcom – brakiem kontroli nad dokumentami finansowymi.

Główne problemy przed wdrożeniem automatyzacji faktur były następujące:

 

Faktury trafiały na różne skrzynki mailowe

Różni pracownicy otrzymywali faktury na swoje adresy służbowe, co prowadziło do rozproszenia dokumentów w kilku miejscach.

Brak centralnego systemu rejestrowania faktur

Każda faktura wymagała ręcznego przepisywania danych do arkusza kalkulacyjnego lub księgowości, co było czasochłonne i podatne na błędy.

Ryzyko zgubienia lub zapomnienia o fakturze

Bez systemu kontroli łatwo było przegapić termin płatności, co generowało odsetki i psuło relacje z kontrahentami.

Czas marnowany na rutynowe czynności

Rejestrowanie faktur zajmowało cenny czas – czas, który można było przeznaczyć na rozwój biznesu.

ROZWIĄZANIE

Automatyzacja rejestrowania faktur z wykorzystaniem narzędzi no-code

Dla PaintMe zaprojektowałam kompletny system automatyzacji faktur wykorzystujący narzędzia no-code, które nie wymagają znajomości programowania, a jednocześnie oferują zaawansowane funkcjonalności.

Architektura rozwiązania

Make.com jako serce automatyzacji
Wybrałam Make.com (wcześniej Integromat) jako główne narzędzie do budowy scenariusza automatyzacji. To platforma no-code, która pozwala łączyć różne aplikacje i automatyzować procesy biznesowe.

Airtable jako baza danych faktur
Airtable służy jako centralna baza wszystkich zarejestrowanych faktur – intuicyjna alternatywa dla Excel-a z możliwościami relacyjnej bazy danych.

Google Drive do archiwizacji dokumentów
Wszystkie pliki PDF z fakturami są automatycznie segregowane i przechowywane w przejrzystej strukturze folderów.

Proces

Krok 1: Automatyczne wyłapywanie faktur z maili

Skonfigurowałam filtry i przekierowania z wszystkich skrzynek mailowych firmy, które automatycznie rozpoznają maile z fakturami i przekierowują je do systemu raz dziennie.

Krok 2: Inteligentna analiza dokumentów

Scenariusz w Make wykorzystuje pdf.co oraz AI Invoice Parser do automatycznego odczytania kluczowych danych z faktur:

  • Numer faktury

  • Data wystawienia i termin płatności

  • Kwota brutto i netto

  • Dane kontrahenta

Krok 3: Weryfikacja i kontrola jakości

System automatycznie sprawdza:

  • Czy załącznik to rzeczywiście faktura

  • Czy nabywcą jest PaintMe 

  • Czy faktura nie została już wcześniej zarejestrowana

  • Formatuje daty i kwoty do ujednoliconego formatu

Krok 4: Automatyczne archiwizowanie

Każda faktura trafia automatycznie na Google Drive w odpowiedni podfolder według miesiąca wystawienia, co ułatwia późniejsze wyszukiwanie.

Krok 5: Rejestracja w bazie danych

Wszystkie dane z faktury automatycznie trafiają do Airtable z bezpośrednim linkiem do pliku PDF, tworząc przejrzystą bazę wszystkich dokumentów.

REZULTATY

Transformacja procesu i oszczędność czasu

Wdrożenie automatyzacji rejestrowania faktur przyniosło PaintMe wymierne korzyści już w pierwszym miesiącu działania systemu.

Kluczowe rezultaty:

Oszczędność ok. 10 godzin miesięcznie
Właściciele całkowicie wyeliminowali ręczne przepisywanie danych z faktur, co oznacza 160 godzin oszczędności rocznie.

Eliminacja błędów ludzkich
Automatyzacja faktur wyeliminowała literówki w numerach faktur, błędnie przepisane kwoty czy pomylone terminy płatności.

Pełna kontrola nad terminami płatności
Dzięki centralnej bazie w Airtable firma ma stałą kontrolę nad wszystkimi fakturami i ich terminami płatności.

Szybsze rozliczenia z księgową
Księgowa otrzymuje uporządkowane dane w jednym miejscu, co przyspiesza proces księgowania o 70%.

Spokój ducha
Najważniejszym rezultatem jest pewność, że żadna faktura nie umknie uwadze i wszystkie dokumenty są bezpiecznie archiwizowane.

PODSUMOWANIE

Wdróż podobną automatyzację w swojej firmie!

Historia PaintMe pokazuje, że automatyzacja rejestrowania faktur to nie futurystyczna technologia, ale praktyczne rozwiązanie dostępne już dziś dla każdej firmy.

Kluczowe zalety automatyzacji faktur:

  • Oszczędność czasu – więcej czasu na rozwój biznesu

  • Eliminacja błędów – precyzyjne dane bez pomyłek

  • Lepsza kontrola finansów – przejrzystość kosztów i terminów

  • Skalowalność – system rośnie wraz z firmą

  • Niskie koszty wdrożenia – narzędzia no-code są dostępne cenowo

Jeśli Twoja firma również boryka się z chaosem dokumentów, automatyzacja faktur może być pierwszym krokiem do uporządkowania procesów. Nie potrzebujesz własnego działu IT – nowoczesne narzędzia no-code umożliwiają budowę zaawansowanych automatyzacji bez znajomości programowania.

 

Czy chcesz dowiedzieć się, jak podobna automatyzacja mogłaby usprawnić procesy w Twojej firmie? Skontaktuj się ze mną, aby omówić możliwości dopasowane do specyfiki Twojego biznesu.

SPOTKANIE

Umów się na bezpłatną konsultację online

Omówimy Twoje potrzeby i możliwości współpracy w zakresie automatyzacji procesów biznesowych i/lub stworzenia strony www. Po spotkaniu otrzymasz ode mnie podsumowanie oraz ofertę. Spotkanie do niczego Cię nie zobowiązuje. 

Przewijanie do góry