Automatyczne potwierdzanie zgłoszeń pomysłów do konkursu filmowego w Watchout Studio

KONTEKST

Studio filmowe z ambicjami i wyzwaniami

Czy wyobrażasz sobie, że musisz ręcznie obsłużyć setki zgłoszeń konkursowych? Sprawdzać każde potwierdzenie w Excelu i odpowiadać na dziesiątki maili z pytaniami? Dokładnie z takim wyzwaniem mierzyło się Watchout Studio – dopóki nie wdrożyliśmy automatyzacji procesów, która całkowicie zmieniła sposób organizacji ich corocznego konkursu.

Watchout Studio to dynamicznie rozwijające się studio filmowe, które od lat tworzy wysokiej jakości produkcje. Spod ich szyldu wyszły takie hity, jak “Bogowie” czy “Sztuka kochania”. Jednym z kluczowych projektów studia jest coroczny konkurs „Wyobraź sobie” – inicjatywa, która daje szansę twórcom-amatorom na realizację swoich filmowych marzeń.

Skala przedsięwzięcia

Konkurs cieszy się ogromną popularnością – na każdą edycję spływają setki zgłoszeń od pomysłodawców z całej Polski. To świetna wiadomość dla rozwoju branży filmowej, ale ogromne wyzwanie organizacyjne dla studia.

Specyfika branży kreatywnej

Praca w branży filmowej wymaga połączenia kreatywności z precyzyjną organizacją. Studio musi jednocześnie:

Zachować wysoką jakość obsługi uczestników
Spełnić wymogi prawne związane z konkursem
Efektywnie zarządzać czasem zespołu
Utrzymać profesjonalny wizerunek marki

PROBLEM

Ręczna obsługa i wymogi prawne

Ręczna obsługa pochłaniała zbyt wiele czasu. Przed wdrożeniem automatyzacji procesów organizacja konkursu była prawdziwym koszmarem logistycznym. Obsługa każdej edycji konkursu pochłaniała dziesiątki godzin pracy zespołu. Czas, który mógł być wykorzystany na rozwój studia, był marnowany na powtarzalne, administracyjne zadania.
Wymogi prawne komplikowały sprawę. Zgodnie z przepisami, nie wystarczy, że uczestnik prześle pomysł przez formularz online. Każde zgłoszenie musi zostać dodatkowo potwierdzone przez autora – to kluczowy element prawnej ochrony konkursu.
Chaos w zarządzaniu danymi. Zespół Watchout Studio mierzył się z kilkoma bolączkami:
- Ręczne prowadzenie ewidencji – wszystkie potwierdzenia były zapisywane w arkuszu kalkulacyjnym
- Wielokrotne zgłoszenia – jeden autor mógł przesłać kilka pomysłów, co dodatkowo komplikowało proces
- Zgłoszenia zespołowe – każdy członek zespołu musiał niezależnie potwierdzić swój udział
- Lawina pytań mailowych – uczestnicy bombardowali organizatorów pytaniami o status zgłoszenia

ROZWIĄZANIE

Kompleksowy system potwierdzania zgłoszeń

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy system potwierdzania zgłoszeń, który całkowicie zautomatyzował proces obsługi konkursu.

Architektura rozwiązania

Serce systemu stanowi integracja czterech narzędzi:

Forms.app – do zbierania zgłoszeń
Mailchimp – do automatycznej komunikacji mailowej
Make – do łączenia wszystkich elementów
Google Sheets – do centralnej ewidencji danych

Proces

Krok 1: Zgłoszenie pomysłu

Uczestnik wypełnia intuicyjny formularz utworzony w Forms.app, który jest osadzony bezpośrednio na stronie konkursu. System automatycznie wysyła potwierdzenie otrzymania zgłoszenia.

Krok 2: Automatyczne tworzenie kont

Make automatycznie:

Tworzy konto w Mailchimp dla każdego nowego uczestnika
Przypisuje go do odpowiednich grup konkursowych
Zapisuje zgłoszenie w Google Sheets z unikalnym identyfikatorem

Krok 3: Wysyłka linków potwierdzających

Mailchimp automatycznie wysyła spersonalizowany mail z linkiem do potwierdzenia zgłoszenia do każdego autora.

Krok 4: Obsługa potwierdzeń

Po kliknięciu w link:

System rejestruje potwierdzenie w bazie danych
Wysyła mail z podziękowaniem
Dostarcza szczegółowe instrukcje o dalszych krokach

Krok 5: Komunikacja follow-up

Dzięki grupowaniu uczestników według statusu potwierdzenia, organizatorzy mogą wysyłać targeted komunikację mailową – na przykład przypomnienia dla tych, którzy jeszcze nie potwierdzili zgłoszenia.

Kluczowe cechy systemu

Zero ręcznej pracy – wszystko dzieje się automatycznie
Skalowalna architektura – system radzi sobie z setkami zgłoszeń
Możliwość reutylizacji – ten sam system można wykorzystać w kolejnych edycjach
Pełna transparentność – organizatorzy mają realtime dostęp do wszystkich danych

REZULTATY

Rewolucja w organizacji konkursu

Wdrożenie automatyzacji procesów przyniosło spektakularne rezultaty dla Watchout Studio.

Oszczędność czasu i zasobów

100% automatyzacja procesu potwierdzania zgłoszeń
Eliminacja ręcznej pracy przy obsłudze konkursu
Drastyczne zmniejszenie liczby pytań mailowych od uczestników
Uwolnienie zespołu do pracy nad kreatywnymi projektami

Poprawa doświadczenia uczestników

Natychmiastowe potwierdzenia każdego kroku w procesie
Przejrzysty proces zgłaszania i potwierdzania
Profesjonalna komunikacja na każdym etapie
Pewność, że zgłoszenie dotarło i zostało zarejestrowane

Korzyści biznesowe długoterminowe

System wielokrotnego użytku – można wykorzystać w kolejnych edycjach
Poprawa wizerunku studia jako profesjonalnej organizacji
Możliwość skalowania konkursu bez zwiększania nakładu pracy
Zwolnienie zasobów na rozwój core business

PODSUMOWANIE

Wdróż podobną automatyzację w swojej firmie!

Historia Watchout Studio pokazuje, jak automatyzacja procesów może zrewolucjonizować nawet najbardziej skomplikowane procedury biznesowe. Dzięki zastosowaniu narzędzi low-code/no-code, udało się stworzyć elastyczny i skalowalny system, który nie tylko usprawnia pracę organizatorom konkursu, ale także podnosi jakość obsługi klienta.

Jeśli Twoja firma zmaga się z podobnymi wyzwaniami w zarządzaniu rejestrowaniem i potwierdzaniem zgłoszeń od klientów, warto rozważyć analogiczną automatyzację.

Czy chcesz dowiedzieć się, jak podobna automatyzacja mogłaby usprawnić procesy w Twojej firmie? Skontaktuj się ze mną, aby omówić możliwości dopasowane do specyfiki Twojego biznesu.

SPOTKANIE

Umów się na bezpłatną konsultację online

Omówimy Twoje potrzeby i możliwości współpracy w zakresie automatyzacji procesów biznesowych i/lub stworzenia strony www. Po spotkaniu otrzymasz ode mnie podsumowanie oraz ofertę. Spotkanie do niczego Cię nie zobowiązuje.